FINNOFLEET – NAVIGATING FINANCIAL HORIZONS
Unsere FinTech-Gruppe wächst weiter: Wir bekommen ein sechstes starkes Mitglied
5 starke Unternehmen – eine starke Gruppe mit einer gemeinsamen Vision
Weil wir leben, wovon andere noch träumen.
Ganz auf Veränderung gepolt
Nutzerstory faScan: Im Gespräch mit der PSD Bank Nürnberg
Die PSD Bank Nürnberg zählt zu den traditionsreichsten Finanzinstituten Süddeutschlands. Hier werden ausschließlich Privatkunden betreut – deswegen stehen regionales Engagement und die enge Betreuung von Mensch zu Mensch im Fokus der Bank. Seit 2008 arbeitet die PSD Bank Nürnberg zusammen mit PRO-DIRECT-FINANCE und nutzt das ganzheitliche Kreditprocessingsystem MONTO.
Jetzt ist auch die Libelle in der PSD Bank Nürnberg gelandet: Denn das Finanzinstitut setzt seit November 2017 faScan ein. Von der Überleitung als Forschungsprojekt in die Pilotierung mit Start Ende 2017 bis heute ist ca. 1 Jahr vergangen. Die intelligente Software, die Dokumente in der Immobilienfinanzierung vollautomatisch erkennen und zuordnen kann, bringt Zeitersparnis und schafft Kapazitäten.
Wir haben bei der Abteilungsleiterin für Baufinanzierung, Jessica Tröger, und ihren Kolleginnen aus der Baufinanzierung, Melina Teichmann und Kathleen Diemar, nachgefragt, wie sich faScan etabliert hat und der Einsatz im täglichen Arbeitsprozess funktioniert.
Nutzerstory faScan: Jessica Tröger von der PSD Bank Nürnberg im Interview
Warum haben Sie sich für faScan entschieden?
Frau Tröger: Wir wollten zum einen ein Tool haben, das einfach in der Handhabung ist. Zum anderen suchten wir eine Möglichkeit, Zeit einzusparen. faScan hat uns gereizt, weil wir schnellere Prozessdurchläufe und mit der Nutzeroberfläche, dem Document Master, eine hohe Bedienerfreundlichkeit erzielen konnten. Damit konnten wir Ressourcen schonen.
Wie wird faScan jetzt aktuell bei der PSD Bank Nürnberg genutzt?
Frau Tröger: Wir nutzen faScan im Bereich des Clearings. Das bedeutet: Wenn Dokumente oder Anträge von unseren Vermittlern oder unseren Mitarbeitern in den Filialen reinkommen, werden die Unterlagen, die für die Kreditentscheidung relevant sind, in faScan hochgeladen und zugeordnet. An dieser Stelle können wir die größte Wirkung erzielen.
Wie sah das Dokumentenmanagement bei Ihnen im Haus vor der Implementierung von faScan im Vergleich zu jetzt aus?
Frau Diemar: Vorher hatten wir die Unterlagen für jeden Fall bei uns im Ordner. Hier lagen sie als einzelne Dokumente, also Dokument Gehaltsabrechnung, Dokument Selbstauskunft, Dokument XY, vor. Von dort wurden die Dokumente einzeln in unsere digitale Akte übertragen – oder das Ganze über den alten Document Master erledigt. Hier hatten wir die Möglichkeit, aus einem Gesamtdokument Seiten zu trennen und vereinzelte zu kategorisieren. Zum Beispiel: Bei einem Dokument, das über 20 Seiten verfügt, sind die Seiten 1-4 Gehaltsabrechnung. Das ließ sich über den Document Master festlegen und wurde am Ende dann so in die digitale Akte gespielt. Das war unser Stand vor faScan.
Mit faScan ist es aktuell so, dass wir einen Kreditfall ganz normal durcharbeiten. Erst am Ende kommt faScan ins Spiel. Hierbei laden wir in faScan entweder unsere Gesamtdatei oder auch die einzelnen Dokumente hoch. faScan analysiert die Unterlagen und ordnet automatisch zu. Danach können wir mit dem neuen Document Master Dokumentenklassen oder Kategorien hinzufügen bzw. die Zuordnung korrigieren. Am Ende überspielen wir das Ganze dann in die digitale Akte.
Melina Teichmann: Die Vorteile von faScan: Schnelligkeit und Bequemlichkeit
Welche Effekte ergeben sich dabei in der Kreditverarbeitung?
Frau Tröger: Einfach gesagt: Wir sparen wahnsinnig viel Zeit. Was wir vorher einzeln zugeordnet haben, können wir jetzt über faScan automatisiert machen. Das Schöne ist: Das Programm lernt immer mehr dazu, so dass wir immer mehr Zeit gewinnen.
Frau Teichmann: Die Haupteffekte, die sich für uns im Vergleich zu vorher ergeben, sind tatsächlich Schnelligkeit und Bequemlichkeit.
Zeit einsparen ist hier das Stichwort: Spüren Sie bei der Arbeit mit faScan auch prozessuale Veränderungen im Arbeitsprozess und in der Arbeitsweise?
Frau Tröger: Klar, die Zeitersparnis ist die eine Veränderung. Das andere sind prozessuale Änderungen, die ganz neue Möglichkeiten eröffnen und die Effizienz steigern.
Frau Diemar: Die Zeitersparnis steht im Vordergrund. faScan hat dazu auch ein sehr übersichtliches und schönes Design, das den Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen einfach macht.
Frau Teichmann: In der alten Software war beispielsweise die Vorschau der Dokumente sehr klein. Das heißt: Damit ich bestimmen konnte, welche Seite jetzt wozu gehört, musste ich auf meinem zweiten Bildschirm immer erst das Dokument öffnen, um im Document Master eingeben zu können, welche Seiten zu welcher Dokumentenart gehören. Bei faScan sind die Vorschaubilder größer und ich kann die Größe noch verstellen und die Ansichten wählen. Es ist vom Design und von der Nutzerfreundlichkeit viel komfortabler.
Wir wissen, dass es schwer zu schätzen ist, aber wie lange hat die Bearbeitung und Zuordnung von Dokumenten vor faScan bei Ihnen im Haus ungefähr gedauert und wie schnell geht das jetzt?
Frau Tröger: Ich würde sagen, vor der Einführung von faScan hat die Bearbeitung und Zuordnung im Durchschnitt zwanzig Minuten gedauert – faScan halbiert diese Zeit mittlerweile schon jetzt.
Frau Teichmann: Wir hatten aber auch schon den Fall, dass die Zuordnung von faScan nicht richtig funktioniert. Dann ist es zeitaufwändiger, weil erst die richtige Dokumentenklasse ausgewählt werden muss. Aber nicht länger als es vor Einführung von faScan war. Wenn faScan die richtigen Dokumentenklassen und die richtigen Unterlagen angelernt hat und erkennt, ist es eine erhebliche Zeitersparnis.
Sie haben gerade schon angedeutet, dass die Arbeit mit faScan Spaß macht. Wie ist das generelle Feedback bei Ihnen im Haus?
Frau Tröger: Die Kollegen waren bei der Einführung von faScan sehr offen. Aber klar: Wenn neue Dinge implementiert werden, läuft es natürlich nicht direkt zu 100 Prozent rund. Die Kommunikation ist wichtig. Wir haben unseren Mitarbeitern bei Einführung angekündigt, dass das Programm jetzt von Anfang an noch nicht alles erkennt und es an der einen oder anderen Stelle haken kann – aber dass das System lernt. Wir haben die Nutzung und Handhabung von faScan entsprechend bei uns im Haus über ein Webinar geschult. Als die Kollegen letztendlich damit in die Umsetzung gegangen sind, war das Feedback von vornherein gut – auch wenn die Zeitersparnis am Anfang bei Weitem noch nicht so hoch war.
Doch schon allein die Handhabung für den Benutzer – dass es so intuitiv ist, dass ich so viele Möglichkeiten habe, die Sachen zuzuordnen, zu clustern – fanden die Kollegen toll. Sie haben für sich die Mehrwerte erkannt und sind jetzt sehr glücklich und zufrieden mit der Lösung. Das Feedback ist durchgehend positiv.
Wie arbeitet faScan mit anderen Systemen in Ihrem Haus zusammen?
Frau Tröger: Im Baufinanzierungsbereich machen wir bis zur Kreditauszahlung alles in MONTO, dem Kreditprocessingsystem von PRO-DIRECT-FINANCE. Erst dann gehen wir ins Kernbanksystem der Fiducia und zahlen den Kredit aus. Heißt: Alles, was im Vorfeld läuft, die Beratung, die Beantragung, die Genehmigung, die Vertragserstellung, läuft in einem System, das von der PRO-DIRECT-FINANCE entwickelt wurde. Somit ist die Nutzung von faScan zusammen mit MONTO eine runde Sache, ein in sich stimmiges Gesamtkonzept.
Kathleen Diemar über faScan
Frau Diemar: Mittlerweile finde ich es sehr gut, wie faScan in der MONTO integriert ist. Bis wir auf dem Stand von heute waren, hat es natürlich etwas gedauert – zunächst waren die Analysezeiten von faScan etwas länger. Mittlerweile sind wir auf einem guten Stand – ich denke, das sieht unser gesamtes Team so. Man merkt deutlich, dass die Software immer besser wird.
Wie ist die Nutzererfahrung mit dem Document Master?
Frau Tröger: Den Document Master haben wir schon sehr viel länger in der Benutzung – vor der Einführung von faScan noch in der alten Version. Durch die Verknüpfung mit faScan ist das Arbeiten auch hier einfacher geworden. Dadurch, dass ich jetzt alles entsprechend vorsortieren kann, bedeutet der Document Master eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag.
Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit und das Team von PRO-DIRECT-FINANCE?
Frau Tröger: Die Zusammenarbeit ist sehr gut. Aus unserer Praxis heraus ergeben sich immer wieder Anforderungen. Wir geben der P-D-F dann die Info, dass wir zu bestimmten Themen eine Lösung brauchen. Und das funktioniert mit PRO-DIRECT-FINANCE sehr unkompliziert. Wir haben einen Ansprechpartner, auf den wir jederzeit zugehen können und bekommen schnell Feedback. Der Service ist sehr transparent für uns. Wir empfinden die Zusammenarbeit daher als sehr fruchtbar. Auf unsere Themeneinstellungen wird stets eingegangen und es werden Lösungen erarbeitet, die uns weiterhelfen.
Das Interview ist in der neuen Ausgabe des Banken-Magazins „Vorsprung“ erschienen. Lesen Sie hier die ganze Ausgabe.
Bildnachweise: jacobeukmann/Getty Images; bbsferrari/Getty Images; VAGRANT83/Getty Images
